Департамент Министерства здравоохранения, семьи и социального благополучия Ульяновской области по Новоспасскому району

Приложение № 21

Утвержден

Приказом Министра здравоохранения,

 социального развития и спорта Ульяновской области

от 05.12.2013 № 276

Административный регламент
Министерства здравоохранения, социального развития и спорта Ульяновской области
по предоставлению государственной услуги по назначению и выплате ежемесячной денежной выплаты на ребёнка из многодетной семьи

I. Общие положения

1.1. Административный регламент Министерства здравоохранения, социального развития и спорта  Ульяновской области по предоставлению государственной услуги по назначению и выплате ежемесячной денежной выплаты на ребёнка из многодетной семьи (далее - Административный регламент) определяет сроки и последовательность действий (административных процедур) при осуществлении полномочий по предоставлению ежемесячной денежной выплаты на ребёнка из многодетной семьи (далее – ЕДВ).

1.2. Описание заявителей:

граждане Российской Федерации;

иностранные граждане и лица без гражданства, в том числе беженцы и вынужденные переселенцы.

1.3. Получателями государственной услуги являются проживающие на территории Ульяновской области:

один из родителей (лиц, их заменяющих) зарегистрированной многодетной семьи, на каждого рождённого, усыновлённого, принятого под опеку (попечительство) и проживающего совместно с ним ребёнка в многодетных семьях со среднедушевым доходом, размер которого не превышает величину прожиточного минимума, установленного на душу населения в Ульяновской области.

1.4. Порядок информирования о правилах предоставления государственной услуги.

Информация о государственной услуге предоставляется непосредственно в помещениях Министерства здравоохранения, социального развития и спорта  Ульяновской области (далее – МЗСРиС) и Управления Министерства здравоохранения, социального развития и спорта  Ульяновской области (далее – УМЗСРиС), участвующих в предоставлении государственной услуги,  многофункциональных центрах предоставления государственных и муниципальных услуг (далее - МФЦ),  а также по электронной почте, посредством телефонной связи, размещения информации на официальных сайтах МЗСРиС и УМЗСРиС, публикаций в средствах массовой информации, издания информационных материалов (брошюр, буклетов, справочно-информационных карт).

Сведения о местонахождении, контактных телефонах, официальных сайтах, адресах электронной почты МЗСРиС и УМЗСРиС, МФЦ (далее – органы, участвующие в предоставлении государственной услуги) приводятся в приложении № 1 к Административному регламенту.

Карта-схема месторасположения органов, участвующих в предоставлении государственной услуги содержится на официальных сайтах органов, участвующих в предоставлении государственной услуги.

Сведения о номерах телефонов для справок органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, содержатся в приложении № 1 к настоящему Административному регламенту, а также размещаются на официальном сайте органов, участвующих в предоставлении государственной услуги.

Сведения о графике (режиме) работы органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, содержатся на официальном сайте органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, а также периодически размещаются в средствах массовой информации.

Стенды (вывески), содержащие информацию о графике (режиме) работы органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, размещаются при входе в помещения органов, участвующих в предоставлении государственной услуги.

На информационных стендах, размещаемых в помещениях органов, участвующих в оказании государственной услуги, содержится следующая информация:

месторасположение, график (режим) работы, номера телефонов, адрес Интернет-сайта и электронной почты органов, участвующих в оказании государственной услуги;

реестр государственных услуг, оказываемых МЗСРиС и УМЗСРиС;

процедура предоставления государственной услуги (в текстовом виде и в виде блок-схемы, в соответствии с приложением № 5);

порядок обжалования решения, действия или бездействия органов, участвующих в оказании государственной услуги, их должностных лиц и работников;

перечень получателей государственной услуги;

перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

образцы заполнения бланков заявлений;

схема размещения работников органов, участвующих в предоставлении государственной услуги;

извлечения из законодательных и иных нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

основания отказа в предоставлении государственной услуги;

основания для прекращения предоставления государственной услуги.

На Интернет-сайте МЗСРиС и УМЗСРиС содержится следующая информация:

месторасположение, схема проезда, график (режим) работы, номера телефонов, адрес электронной почты органов, участвующих в оказании государственной услуги;

реестр государственных услуг, оказываемых МЗСРиС и УМЗСРиС;

процедура предоставления государственной услуги (в текстовом виде и в виде блок-схемы);

порядок обжалования решения, действия или бездействия органов, участвующих в оказании государственной услуги, их должностных лиц и работников;

порядок рассмотрения обращений получателей государственной услуги;

перечень получателей государственной услуги;

перечень документов, необходимых для получения государственной услуги;

бланки заявлений на получение государственной услуги;

извлечения из законодательных и нормативных правовых актов, регулирующих деятельность по предоставлению государственной услуги;

основания отказа в предоставлении государственной услуги;

основания для прекращения предоставления государственной услуги.

1.5. Порядок получения информации по вопросам предоставления государственной услуги.

Информация о процедуре предоставления государственной услуги предоставляется бесплатно.

Прием получателей государственной услуги работниками УМЗСРиС ведется без предварительной записи в порядке живой очереди.

Для приема заявителей, обратившихся для получения государственной услуги, могут быть выделены отдельные помещения, снабженные соответствующими указателями. Указатели должны быть четкими, заметными и понятными для получателей государственной услуги.

Работники УМЗСРиС обеспечиваются личными нагрудными карточками (бейджами) с указанием фамилии, имени, отчества и должности. Рабочие места работников УМЗСРиС оснащаются настенной вывеской или настольной табличкой с указанием фамилии, имени, отчества и должности.

В случае отсутствия у заявителя возможности личного обращения в органы, участвующие в предоставлении государственной услуги, заявитель, имеющий право на получение государственной услуги, может обратиться за её назначением через уполномоченного представителя. 

Консультирование получателей государственной услуги о порядке её предоставления проводится в рабочее время.

Консультации предоставляются уполномоченными специалистами  МЗСРиС и УМЗСРиС при личном или письменном обращении заинтересованных лиц, посредством официального сайта, телефонной связи или электронной почты.

Информирование получателей государственной услуги о порядке ее предоставления предоставляется работником органа, участвующего в оказании государственной услуги (при личном обращении, по телефону, письменно или по электронной почте).

Должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное консультирование, должно принять все необходимые меры для дачи полного и оперативного ответа на поставленные вопросы, в том числе с привлечением других должностных лиц.

Время ожидания заинтересованного лица при индивидуальном устном консультировании не может превышать 15 минут.

Индивидуальное устное консультирование каждого заинтересованного лица должностное лицо осуществляет не более 20 минут.

В случае если для подготовки ответа требуется более продолжительное время, должностное лицо, осуществляющее индивидуальное устное консультирование, может предложить заинтересованным лицам обратиться за необходимой информацией в письменном виде, либо назначить другое удобное для заинтересованных лиц время для устного консультирования.

Информирование получателей государственной услуги о порядке ее предоставления по электронной почте по возможности осуществляется в режиме реального времени или не позднее трех дней с момента получения сообщения.

Письменные обращения получателей государственной услуги о порядке ее предоставления рассматриваются работниками органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, с учетом времени подготовки ответа заявителю, в срок, не превышающий 30 дней с момента получения обращения.

Звонки граждан принимаются в соответствии с графиком работы должностных лиц, которые непосредственно взаимодействуют с заявителями.

При ответах на телефонные звонки и устные обращения работники органов, участвующих в предоставлении государственной услуги, подробно и в вежливой форме информируют обратившихся по интересующим их вопросам. Ответ на телефонный звонок должен содержать информацию о наименовании органа, в который позвонил гражданин, фамилии, имени, отчестве и должности работника, принявшего телефонный звонок. При невозможности работника, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован на другое должностное лицо,  или же обратившемуся заявителю должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую  информацию.

         Время разговора не должно превышать 10 минут.

При невозможности должностного лица, принявшего звонок, самостоятельно ответить на поставленные вопросы телефонный звонок должен быть переадресован (переведен) на другое должностное лицо или же обратившемуся гражданину должен быть сообщен телефонный номер, по которому можно получить необходимую информацию.

II. Стандарт предоставления государственной услуги

2.1. В системе органов социальной защиты населения Ульяновской области государственная услуга по предоставлению ежемесячной денежной выплаты на ребёнка из многодетной семьи (далее – государственная услуга) предоставляется МЗСРиС и его территориальными органами - УМЗСРиС.

МЗСРиС осуществляет консультирование, контролирует деятельность УМЗСРиС по оказанию государственной услуги, работает с обращениями граждан – получателей государственной услуги.

УМЗСРиС осуществляют  консультирование, непосредственное предоставление государственной услуги на территории муниципальных образований по месту жительства граждан, работает с обращениями граждан – получателей государственной услуги.

МЗСРиС и УМЗСРиС при предоставлении государственной услуги взаимодействуют с:

Федеральным государственным унитарным предприятием «Почта России»;

банковскими учреждениями.

2.2. Запрещается требовать от заявителя:

 представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением государственной услуги;

представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих государственные услуги, органов, предоставляющих муниципальные услуги, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных государственным органам или органам местного самоуправления организаций, участвующих в предоставлении государственных и муниципальных услуг, в соответствии с законодательством за исключением документов, включенных в определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» перечень документов. Заявитель вправе представить указанные документы и информацию в органы, предоставляющие государственные услуги по собственной инициативе;

осуществления действий, необходимых для получения государственной услуги и связанных с обращением в иные государственные органы, органы местного самоуправления, организации, за исключением получения услуг и получения документов и информации, предоставляемых в результате предоставления таких услуг, включенных в перечни необходимых и обязательных.

2.3. Результатом предоставления государственной услуги являются:

предоставление ЕДВ;

отказ в предоставлении ЕДВ. 

2.4. Сроки предоставления государственной услуги.

Максимальное время ожидания в очереди при подаче заявления и документов, а так же на получение консультаций не должно превышать 15 минут.

Максимальное время регистрации заявления и документов для предоставления государственной услуги не должно превышать 30 минут.

Решение о предоставлении государственной услуги принимается УМЗСРиС в течение 10-и рабочих дней со дня подачи заявления с приложением всех необходимых документов, предусмотренных п. 2.6 настоящего Административного регламента, и оформляется в виде распоряжения руководителя УМЗСРиС о предоставлении государственной услуги.

Максимальный срок предоставления УМЗСРиС документов на выплату ЕДВ на отделения почтовой связи или банковские учреждения не должен превышать 60 календарных дней со дня подачи заявления.

2.5. Государственная услуга предоставляется  в соответствии с:

Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (источник публикации – «Российская газета» от 05.05.2006 № 95);

Федеральным законом от 27.07.2010 № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг» (источник публикации – «Российская газета»  № 168 от 20.07.2010);

Постановлением Правительства Российской Федерации от 20.08.2003 № 512 «О перечне видов доходов, учитываемых при расчёте среднедушевого дохода семьи и дохода одиноко проживающего гражданина для оказания им государственной социальной помощи» (источник публикации – «Российская газета» от 26.08.2003 № 168; «Собрание законодательства Российской Федерации» от 16.01.2006 № 3; от 08.12.2007 № 276);

Закон Ульяновской области от 29.12.2005 № 154-ЗО «О мерах социальной поддержки многодетных семей на территории Ульяновской области» (источник публикации – «Ульяновская правда» от 30.12.2005 № 121-122; от 05.09.2007 № 74; от 13.02.2008 № 12; от 04.06.2008 № 45; от 07.11.2008 № 91; от 08.07.2009 № 54; от 07.04.2010 № 25);

  Постановлением Правительства Ульяновской области от 17.01.2007    № 9 «О реализации мер социальной поддержки многодетных семей на территории Ульяновской области» (источник публикации – «Ульяновская правда» от 24.01.2007  № 6; от 29.08.2007  № 72; от 09.04.2008 № 31; от 18.03.2009 № 20; от 11.11.2009 № 90);

2.6. Государственная услуга предоставляется на основании  следующих документов (электронных документов):

а) паспорт гражданина Российской Федерации или документ, его заменяющий, - граждане Российской Федерации;

документы, удостоверяющие личность и гражданство иностранного гражданина, - иностранные граждане;

документы, удостоверяющие личность, - лица без гражданства.

б) заявление о предоставлении государственной услуги в соответствии с Приложением № 2. Заявление заполняется разборчиво от руки, на русском языке.

При заполнении заявления не допускается использование сокращений слов и аббревиатур. Ответы, на содержащиеся в заявлении вопросы, должны быть конкретными и исчерпывающими. Заявление заверяется личной подписью гражданина.

            Заявление может быть заполнено от руки самим заявителем или специалистом УМЗСРиС с помощью компьютера или от руки. В последнем случае заявитель вписывает в заявление от руки свои фамилию, имя, отчество (полностью) и ставит подпись. Заявление составляется в единственном экземпляре – оригинале, заявителю выдаётся расписка-уведомление о приёме документов;

в) документ установленного образца, подтверждающий право на получение мер государственной социальной поддержки;

г) документы о доходах семьи за три последних месяца до месяца обращения.

В случае отсутствия сведений о доходах представляется трудовая книжка, документ об образовании, справка с последнего места учёбы.

Документы (электронные документы) для получения государственной услуги представляются в УМЗСРиС заявителем самостоятельно или через законных (уполномоченных) представителей при наличии документов, подтверждающих их полномочия.

         Оригиналы документов, удостоверяющих личность, и других необходимых документов, возвращаются заявителю после  сличения специалистом копий документов с оригиналами и проставления удостоверительных надписей и печатей на копиях документов.

Заявление о предоставлении государственной услуги приравнивается к согласию заявителя с обработкой его персональных данных в МЗСРиС, УМЗСРиС, предоставляющих государственную услугу в целях и объеме, необходимых для предоставления государственной услуги.

Для обработки МЗСРиС, УМЗСРиС персональных данных в целях предоставления персональных данных заявителя, имеющихся в распоряжении МЗСРиС и УМЗСРиС, в органы, предоставляющие государственные и муниципальные услуги, либо подведомственные им организации, участвующие в предоставлении государственных и муниципальных услуг, на основании межведомственных запросов не требуется получение согласия заявителя как субъекта персональных данных.

         В случае, если за государственной услугой обращается уполномоченный представитель, он должен дополнительно представить документы, подтверждающие наличие согласия лица (его законного представителя), от имени которого он выступает, на обработку персональных данных этого лица, а также полномочие представителя действовать от имени лица (его законного представителя) при передаче персональных данных указанных лиц в орган или организацию (не распространяется на лиц, признанных в установленном порядке безвестно отсутствующими).

2.7. Основаниями для отказа заявителю в предоставлении государственной услуги являются:

отсутствие на дату обращения регистрации по месту жительства, либо  регистрации по месту пребывания на территории Ульяновской области;

достижение ребенком возраста восемнадцати лет;

превышение размера среднедушевого дохода семьи, дающего право на получение ЕДВ;

помещение ребёнка в учреждение, обеспечивающее полное государственное обеспечение (кроме помещения на время лечения);

лишение родителей родительских прав;

отсутствие на дату обращения права на предоставление ЕДВ;

отсутствие необходимых документов, предусмотренных п. 2.6 настоящего Административного регламента;

предоставление заявителем недостоверных сведений;

представление документов, не позволяющих однозначно истолковать их содержание;

отсутствие в заявлении, поданном по средствам портала государственных и муниципальных услуг, электронной подписи (далее - ЭП) заявителя;

нарушение условий использования ЭП в заявлении, электронных документах, а именно: ЭП должна содержаться в самом заявлении, электронном документе, ключ ЭП должен применяться в соответствии с правилами, установленными оператором информационной системы, с использованием которой осуществляется создание и (или) отправка заявления, электронного документа, и в созданном и (или) отправленном заявлении, электронном документе должна содержаться информация, указывающая на лицо, от имени которого был создан и (или) отправлено заявление, электронный документ;

непредставление документов на бумажном носителе, при подаче  заявления  без приложения электронных документов по средствам портала государственных и муниципальных услуг.   

Оснований для приостановления предоставления государственной услуги не имеется.

2.8. Основаниями для прекращения предоставления государственной услуги являются:

снятие заявителя с регистрационного учёта по месту жительства и по месту пребывания;

изменение состава семьи;

превышение размера дохода семьи, прожиточного минимума, установленного в расчёте на душу населения в Ульяновской области; 

смерть заявителя (в том числе объявление его умершим решением суда), признание заявителя безвестно отсутствующим решением суда.

Прекращение предоставления ЕДВ оформляется в виде решения о прекращении предоставления ЕДВ.

2.9. Предоставление государственной услуги осуществляется бесплатно.

2.10. Услуга может быть  оказана в электронном виде, в том числе с использованием универсальных электронных карт, в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации и Ульяновской области.

2.11. К местам предоставления государственной услуги предъявляются следующие требования:

Помещения для предоставления государственной услуги размещаются преимущественно на нижних этажах зданий, оборудованных отдельным входом, или в отдельно стоящих зданиях. Помещения должны быть при необходимости оборудованы пандусами, специальными ограждениями и перилами, обеспечены беспрепятственное передвижение и разворот инвалидных колясок,  размещение столов для инвалидов в стороне от входа с учетом беспрепятственного подъезда и поворота колясок. На территории, прилегающей к месторасположению УМЗСРиС, оборудуются места для парковки автотранспортных средств.

Вход и выход из помещения для предоставления государственной услуги оборудуются соответствующими указателями.

Прием получателей государственной услуги осуществляется в специально выделенных для этих целей помещениях и залах обслуживания (информационных залах) - местах предоставления государственной услуги.

В местах предоставления государственной услуги на видном месте размещаются схемы размещения средств пожаротушения и путей эвакуации посетителей и работников УМЗСРиС.

Места ожидания предоставления государственной услуги оборудуются стульями, кресельными секциями и скамьями (банкетками).

Места получения информации оборудуются информационными стендами, стульями и столами.

Места для заполнения необходимых документов оборудуются стульями, столами и обеспечиваются бланками заявлений, раздаточными информационными материалами, письменными принадлежностями.

В местах предоставления государственной услуги предусматривается оборудование доступных мест общественного пользования (туалетов).

Места предоставления государственной услуги оборудуются системами кондиционирования (охлаждения и нагревания) воздуха, средствами пожаротушения и оповещения о возникновении чрезвычайной ситуации.

   Помещения УМЗСРиС оборудуются средствами сигнализации (стационарными "тревожными кнопками").

III. Состав, последовательность и сроки выполнения
административных процедур, требования к порядку их выполнения

3.1. Предоставление государственной услуги включает в себя следующие административные процедуры:

а) прием и регистрация документов;

б) подготовка и принятие решения о предоставлении (об отказе в предоставлении) государственной услуги;

в) организация предоставления денежных средств;

3.2. Прием и регистрация документов может производиться как в УМЗСРиС, так и в МФЦ. Электронные документы могут быть представлены с использованием  Портала государственных и муниципальных услуг.

Основанием для начала процедуры по приему и регистрации документов для предоставления  государственной услуги является личное заявление гражданина, по форме, согласно приложению № 2 или его законного представителя, представляемое в УМЗСРиС или МФЦ с документами согласно перечню, утверждённому пунктом 2.6 настоящего Административного регламента.

Заявление может быть заполнено от руки самим заявителем либо с помощью компьютера или специалистом управления по просьбе заявителя. В последнем случае заявитель вписывает в заявление от руки свои фамилию, имя, отчество (полностью) и ставит подпись.

При направлении заявителем сведений из документов, согласно перечню, утверждённому пунктом 2.6 настоящего Административного регламента с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг основанием для начала предоставления государственной услуги является поступление заявления в электронной форме.

3.3. Специалист УМЗСРиС, ответственный за приём документов на предоставление государственной услуги (далее – специалист управления), при приёме заявления и документов (электронных документов) удостоверяет личность заявителя и проверяет документы (электронные документы) на соответствие требованиям п. 2.6 настоящего Административного регламента. 

Если представленные документы (электронные документы) соответствуют требованиям специалист управления:

регистрирует заявление с комплектом представленных документов в Журнале регистрации приёма граждан по вопросам предоставления государственной услуги  (далее – Журнал регистрации приёма), по форме, согласно приложению № 3. Заявлению присваивается номер, соответствующий номеру журнала по номенклатуре и порядку номеров регистрации в журнале (через дробь);

изготавливает копии с оригиналов документов (в случае их отсутствия); 

заверяет копии документов (при наличии оригинала);

оформляет расписку-уведомление о приёме документов, являющуюся отрывным талоном бланка заявления, и отдает её заявителю. В расписке, в том числе, указываются:

дата представления документов;

регистрационный номер заявления;

фамилия и инициалы специалиста, принявшего документы, а так же его подпись;

контактные телефоны, по которым заявитель может получить информацию по возникшим вопросам.

Решение о предоставлении государственной услуги (назначению выплаты) принимается в течение 10 рабочих дней со дня подачи заявления с документами (электронными документами), предусмотренными п. 2.6. настоящего Административного регламента.

Специалист управления в течение 10 рабочих дней, заносит необходимые данные, содержащиеся в представленных заявителем документах (электронных документах), в электронную базу данных, подготавливает проект решения о назначении ЕДВ (протокол назначения, получаемый в результате автоматизированной обработки данных в программном комплексе), брошюрует личное дело, визирует его и передает его с пакетом документов заявителя на проверку и визирование начальнику отдела социальных выплат УМЗСРиС (далее – начальник отдела).

Начальник отдела, ответственный за организацию назначения ЕДВ, проверяет документы, визирует проект решения и направляет их на подпись руководителю УМЗСРиС (далее – руководитель управления).

Руководитель управления принимает решение о предоставлении государственной услуги, проставляя свою подпись в протоколе назначения и возвращает специалисту управления.

Специалист управления заверяет подписанное решение печатью. Передаёт его специалисту управления, ответственному за осуществление выплаты (в случае разделения полномочий по назначению и выплате пособий).

В течение 5 рабочих дней с даты принятия решения о назначении ЕДВ специалист управления готовит письменное извещение заявителю и передаёт его на визу начальнику отдела.

Начальник отдела визирует письменное извещение и направляет его на подпись руководителю управления.

Руководитель управления подписывает извещение.

3.4. При необходимости дополнительной проверки указанных документов и подтверждения оснований для получения государственной услуги срок принятия решения может быть продлен, о чем заявитель уведомляется письменно с указанием причин и предполагаемого срока принятия решения. Необходимые сведения получаются в результате организованного в соответствии с действующим законодательством межведомственного информационного взаимодействия.              

При этом решение о назначении ЕДВ принимается в течение 10 рабочих дней со дня окончания дополнительной проверки.

3.5. Если представленные документы (электронные документы) не соответствуют требованиям, указанным в пунктах п. 2.6 настоящего Административного регламента, специалист управления консультирует заявителя (устно или посредством почтовой связи) по перечню и качеству необходимых для предоставления документов, выдаёт памятку с полным списком необходимых документов для предоставления государственной услуги.

         Заявление регистрируется в Журнале регистрации приёма.

         В случае обнаружения оснований для отказа в предоставлении государственной услуги непосредственно при обработке документов (электронных документов), подготовке решения о назначении, специалист управления, ответственный за организацию назначения, в течение 5 рабочих дней с даты принятия решения об отказе в предоставления ЕДВ готовит письменное извещение заявителю (в 2-х экземплярах) и передаёт его на визу начальнику отдела.

Начальник отдела визирует письменное извещение и направляет его на подпись руководителю управления.

Руководитель управления подписывает извещение.

Специалист управления, ответственный за организацию назначения, направляет письменное извещение заявителю, по форме, согласно приложению № 4 об отказе в предоставлении государственной услуги.

Один экземпляр извещения, заявление и документы (электронные документы) представленные заявителем для получения ЕДВ формируются в отказное дело, которому присваивается номер в соответствии с действующей номенклатурой дел.

3.6. В случае обращения за консультацией без предоставления заявления обращение регистрируется в Журнале регистрации приёма. Данные в ходе приёма разъяснения кратко заносятся в журнал. Заявитель расписывается в журнале приёма о полученной консультации.

3.7. Выплата ЕДВ производится через МЗСРиС, или непосредственно специалистами УМЗСРиС при отсутствии технологической возможности производства выплаты через МЗСРиС.

3.8. В случае организации выплат непосредственно специалистами УМЗСРиС ответственность за проведение операций по выплате ЕДВ возлагается на специалиста, ответственного за организацию выплаты.

Специалист, осуществляющий работу по организации выплаты,  на основании решения в личном деле о назначении ЕДВ, формирует выплатной протокол.

Производит распечатку протокола о формировании выплатного документа, ставит свою подпись.

Максимальный срок выполнения действий составляет 1 рабочий день.

Начальник отдела проверяет правильность формирования выплатного протокола, визирует его, проставляет печать.

Максимальный срок выполнения действия составляет 2 дня.

Специалист, осуществляющий работу по организации выплаты,  на основании решения в личном деле о назначении ЕДВ, формирует выплатной документ.

 Максимальный срок выполнения действия составляет 3 дня.

Специалист, осуществляющий работу по организации выплаты, возвращает личное дело в отдел назначения.

Максимальный срок выполнения действий составляет 1 рабочий день.

Ежемесячно,  до 5 числа месяца, следующего за месяцем, в котором произведены выплаты, специалист ответственный за составление отчетности, формирует отчет об объёме денежных средств, выплаченных заявителям в качестве ЕДВ, предоставляет его на согласование и подпись главному бухгалтеру и руководителю управления,  направляет в МЗСРиС.  

Специалист МЗСРиС, УМЗСРиС, ответственный за организацию выплаты, формирует выплатные документы в соответствии со способом выплаты, выбранном заявителем,  по личным делам, ЕДВ по которым назначена после 25 числа предыдущего до 25 числа текущего месяца на следующий месяц.  

При выплате через отделения ФГУП «Почта России» специалистом, ответственным за организацию выплаты, формируются ежемесячные платёжные ведомости (далее – выплатные документы).

Выплатные документы подписываются руководителем и главным бухгалтером МЗСРиС, УМЗСРиС и скрепляются гербовой печатью.

В течение выплатного периода работники почтового отделения проставляют отметки о неполучении ЕДВ и представляют   информацию о неоплате в МЗСРиС, УМиСР.

Специалист МЗСРиС, УМЗСРиС, ответственный за организацию выплаты, вводит полученные о неоплате данные в электронную базу данных получателей ЕДВ.

При выплате через отделения банка специалистом, ответственным за организацию выплаты,  формируются электронные списки получателей ЕДВ для перечисления на счета по вкладам и банковские карты.

Электронные списки, заверенные электронной цифровой подписью ИВЦ МЗСРиС, УМЗСРиС,  передаются банку без их последующего предоставления на бумажном носителе. При передаче банку электронных списков оформляется Акт приема-передачи.

В случае возврата ЕДВ на счет МЗСРиС, УМЗСРиС, специалист, осуществляющий работу по организации выплаты, вносит информацию о возврате суммы в электронную базу данных получателей, в лист движения личного дела (только специалист УМЗСРиС). Эта отметка содержит сведения о выплатной организации, осуществившей возврат средств, о сумме, номере и дате возврата в соответствии с банковским документом.

После уточнения причин неполучения данных денежных средств, специалистом, ответственным за организацию выплаты, повторно формируются выплатные документы.

После осуществления выплаты ЕДВ в личное дело получателя специалистом, осуществляющая работу по организации выплаты, вносится соответствующая запись о закрытии личного дела с указанием даты выплаты.

Запись о закрытии личного дела получателя заверяется подписью руководителя управления (заместителя руководителя УМЗСРиС, на  которого возложена данная функция) и гербовой печатью УМЗСРиС.

Оформленное в соответствии с вышеизложенными требованиями личное дело в конце года сдается в архив, где личные дела хранятся по годам их закрытия и по соответствующим видам ЕДВ в алфавитном порядке.

         Срок хранения закрытых личных дел получателей ЕДВ 5 лет.